中国某大型保险集团为国内领先的“A+H”股上市综合性保险集团，随着业务的迅猛发展，已逐步实现寿险、产险、养老险、健康险、农险和资产管理的全保险牌照布局，并不断拓展版图布局，集团业务在国内外各地区城市全方位铺开，建立了分子公司和业务分支机构。集团各分子公司租赁合同数据分散，15000+承租合同分散在2000个分支机构内。

 

租赁合同数量大，且需应对租赁新准则

 

在租赁的合同种类中，办公职场占90%以上，另有部分车辆、广告位、办公设备等。根据新租赁准则要求，部分合同可划为“服务合同”而当期费用化；但从数据完整性、流程规范性、支付便捷性等角度，集团仍希望按业务口径做全流程管控。

 

对于现存的租赁合同，集团下属各个子公司有不同的管理现状。寿险公司有自己的物业管理系统，收集了合同甲乙方、合同文本和审批信息；其他子公司有的通过Excel台账记录，有的通过面向法务的“合同管理”系统记录，但都存在数据完整性和准确性的问题。

 

在租赁合同的管控过程中，业务端与财务端的沟通链条也并不顺畅。各部门除支付报销和预算之外，其他方面交流并不多。寿险公司将权限集中在分公司层面，而寿险之外的公司下放权限至中支公司。这也是大部分企业普遍存在的两种情况，这两类管控各有利弊：分散型管控分摊至每位业务用户的工作量小，但对一线业务人员的操作要求较高，培训范围大，接受困难；而集中型管控则相反。

 

作为港股上市公司，该保险集团需在2019年1月1日起执行新租赁会计准则。考虑到新准则对核算人员工作量的大幅提升，集团急需在准则切换之前完成租赁核算的系统化。

 

从租赁业务的全业务流程角度，新的租赁管理系统需在适应新租赁准则的基础上，做到对预算端、核算端、披露端、分析端的全流程管控，提高集团对租赁事项、租金支付、资产使用情况的全方位的管理能力。

 

构建租赁预算、核算、分析一体化管控体系

 

经市场调查-供应商方案沟通-POC演示等多轮反复确认后，该保险集团用户选择了先胜业财租赁核算和管理软件。该项目的组织范围基本覆盖集团以下所有分子公司和分支机构，以实现预算端、核算端、披露端、分析端的租赁业务的全流程管控为目标，构建包含标的归口管理、合同审批、预算和财务核算在内的多角色用户跨部门协作平台。

 

1、合同管理

 

1）可配置合同模板：通过配置标的类型、租金模型、管理字段等，同时满足了业务、财务、法务等不同部门对租赁合同的管理要求。通过对每一个合同类型配置个性化校验逻辑，以保证数据质量。

 

2）新增/变更/提前终止流程：在合同新增、变更、终止等场景下，设置不同的审批流程，满足内控要求的同时，也提高了数据质量和可理解性。

 

3）豁免判断标准及折现率选取：集团统一制定各个分子公司的“是否豁免”判断标准和“折现率”取值逻辑，在每一个合同录入系统时，系统都会自动依据逻辑取值，简化了人工判断。此方法提高了财务的合规性，也便于全司管理和财务报告间的比较。

 

2、多准则自动核算

 

1）核算基础：系统内会计帐套保持与核算系统一致，可同时支持多套准则、多会计期间的不同帐套，如分别支持IFRS准则和国内会计准则。

 

2）核算模型：为了贴合租赁新准则要求，并满足企业对租金精细化管理的需求，折旧、计息全部按天计算。该方法也在月中发生多次合同变更（或终止）的情况下，便于更精确的记录。

 

3）系统自动分录：通过对合同现金流的强建模，可以通过系统将核算过程高度自动化。不但包括新建合同，还包括租赁延期、增减租金、提前终止、合同差错、租赁范围变化、会计政策变化等复杂场景。先胜业财租赁核算系统可以出具各种合同状态下的财务凭证，并已经得到该保险集团财务用户与审计师的认同。

 

3、分摊与调拨

 

先胜业财租赁核算系统支持按自定义维度进行分摊，以解决法定合同和实际受益部门不一致的问题，用户可以自定义分摊规则和分摊动因。此功能为该保险集团用户解决了不同用途需进不同费用科目时的核算要求，也满足了集团按管理口径分摊费用并入账的管理诉求。

 

产寿险公司是该集团旗下体量最大的两家公司，分摊口径和方法不尽一致。系统分摊逻辑的可配置化既满足了寿险的管控要求，又解决了产险公司灵活性的需求。

 

4、支付管理

 

项目的支付方案以租赁系统为起点，自动提醒并发起报销流程，实时接收下游系统回送的报销单据状态，并在租赁系统中生成会计凭证。这样能保证全流程的严谨性、完整性，防止多个系统出具会计分录可能导致的混乱。

 

通过先胜业财租赁核算系统的标准支付方案，该保险集团实现了租赁付款跟合同号及当中约定的每笔支付相对应，明确了付款过程中可能产生的各项差异处理方案，从而实现从租赁合同到支付的精细化管理。

 

5、与ERP及其他系统对接

 

先胜业财租赁核算系统提供标准接口与核算系统、审批和应付模块进行对接。主要对接的模块有核算系统、人员统一管理系统、报销系统、发票认证系统等。主要的接口包括：

 

主数据：与ERP核算系统同步核算主数据、与人员管理系统同步账号、人员部门信息等；

 

凭证：与ERP核算系统定时同步财务凭证，可根据不同公司不同月结方式设置同步方案；

 

报销单：与报销系统同步报销单，能根据报销单状态（验真、认证、支付）实时回送租赁系统，并生成对应凭证，再同步至核算系统。

 

6、存量合同过渡方案

 

先胜业财准则研究团队协助用户模拟了几种不同方案并利用先胜业财租赁核算系统的模拟分析功能测算各方案的财务数据，最终采用了简化追溯法作为存量合同过渡方案。

 

在系统上线期初，涉及对存量合同进行梳理的工作。实务上存在原核算数据不能拆分到逐笔合同的问题，导致需要耗费大量工作确认账面待摊余额。

 

“合同-入账-支付-分析”租赁全流程管控，轻松应对租赁新准则

 

先胜业财租赁业财系统帮助集团在适应新租赁准则的基础上，实现了对预算端、核算端、披露端、分析端的全流程管控，提高集团对租赁事项、租金支付、资产使用情况的全方位的管理能力。

 

1）覆盖集团所有分子公司、分支机构，实现从合同-入账-支付-分析的租赁全流程管控。

 

2）构建包含租赁标的管理、合同审批、财务核算、租金支付在内的多角色用户跨部门协作平台。

 

3）实现CAS21、CAS21税务、IFRS16多准则自动核算，以及差异租金核算，大幅提升了人员利用率和工作质量。

 

4）全局性、数字化的解决方案大幅提高了合同管理和租赁准则核算、分析的效率。

 

5）完善的合同模板以及组织架构功能，支持自动生成合并报表所需的各种凭证。